Tài liệu hướng dẫn vận hành nhượng quyền là gì?

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN VẬN HÀNH NHƯỢNG QUYỀN: TỔNG QUAN TOÀN DIỆN NỘI DUNG VÀ TẦM QUAN TRỌNG

Tài liệu hướng dẫn vận hành nhượng quyền được xem là DNA của hệ thống nhượng quyền, là nền tảng chi phối hoạt động, thủ tục và hành vi của đơn vị nhận quyền (nhà đầu tư). Tài liệu này đưa ra một cách chi tiết các đặc điểm kỹ thuật, tiêu chuẩn và quy trình mà các bên nhận quyền phải tuân thủ để vận hành doanh nghiệp được nhượng quyền của họ, và thực hiện một cách nhất quán để đảm bảo thương hiệu nhượng quyền.

ĐA DẠNG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN VẬN HÀNH NHƯỢNG QUYỀN

Các bên nhận quyền thường được cung cấp một bộ sách hướng dẫn vận hành nhượng quyền chứ không phải một hay hai tài liệu đơn lẻ. 

Bên nhượng quyền (thương hiệu) cũng thường ghi rõ trong các thỏa thuận nhượng quyền rằng sách hướng dẫn của họ có thể ở dạng e-mail, thư từ, tờ rơi hoặc bất kỳ tài liệu hoặc phương tiện nào khác được bên nhượng quyền (thương hiệu) xác định là cấu thành một phần của “sách hướng dẫn”. Bằng cách này, các bên nhượng quyền (thương hiệu nhượng quyền) không bị bắt buộc phải yêu cầu các bên nhận quyền  tuân theo các đặc điểm kỹ thuật, tiêu chuẩn và quy trình xuất hiện trong sách hướng dẫn khi bắt đầu mối quan hệ nhượng quyền. Thay vào đó, bên nhượng quyền có thời gian rộng rãi để liên tục cập nhật, sửa đổi và điều chỉnh Tài liệu hướng dẫn để phản ánh những thay đổi trong hệ thống của bên nhượng quyền.

  • Tài liệu hướng dẫn vận hành nhượng quyền rất cần thiết đối với bên nhượng quyền (nhà đầu tư), vì chúng đảm bảo sự đồng nhất về trải nghiệm khách hàngkiểm soát chất lượng giữa các địa điểm, đóng vai trò như một công cụ đào tạo cho các bên nhận quyền mới. Đây cũng là bằng chứng có thể chứng minh rằng bên nhận quyền là một nhà thầu độc lập khi đối mặt với khiếu nại chống lại bên nhượng quyền khi phải chịu trách nhiệm cho những sai sót của bên nhận quyền.
  • Tài liệu hướng dẫn vận hành nhượng quyền là tài nguyên vô giá cho bên nhận quyền (nhà đầu tư), vì chúng đóng vai trò là công cụ tham khảo hàng ngày của bên nhận quyền, trao quyền cho bên nhận quyền tất cả kiến ​​thức cần thiết để điều hành hoạt động kinh doanh nhượng quyền; đồng thời giảm thiểu hàng loạt câu hỏi nảy sinh mà bên nhượng quyền cần trả lời.

NỘI DUNG CỦA TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN VẬN HÀNH NHƯỢNG QUYỀN

Tài liệu hướng dẫn hoạt động nhượng quyền đa dạng về độ dài và nội dung. Nhìn chung, tài liệu sổ tay hướng dẫn vận hành nhượng quyền thương hiệu được chuẩn bị kỹ lưỡng thường được phân loại như sau:

  1. Mục tiêu của hệ thống nhượng quyền thương mại;
  2. Các quy trình hàng ngày mà bên nhận quyền phải tuân theo để đảm bảo sự đồng nhất về trải nghiệm của khách hàng trên tất cả các đơn vị trong hệ thống nhượng quyền thương hiệu;
  3. Tính lương và kế toán.
  4. Dịch vụ khách hàng, bao gồm các chủ đề như chào hỏi khách hàng và giải quyết khiếu nại; và
  5. Các chủ đề về nhân sự, bao gồm cả đào tạo.

Các chủ đề chính xác được đề cập trong tài liệu hướng dẫn hoạt động nhượng quyền thương hiệu thường phụ thuộc vào loại hình kinh doanh nhượng quyền. Ví dụ:

  • Tài liệu hướng dẫn cho một nhà hàng nhượng quyền thường sẽ trình bày chi tiết các món trong thực đơn bắt buộc, các yêu cầu về vệ sinh và an toàn thực phẩm, công thức nấu ăn độc quyền, các quy trình quản lý việc thực hiện tại nhà và trước nhà, các công cụ quản lý cụ thể và yêu cầu phần mềm cũng như hướng dẫn tiếp thị.
  • Tài liệu hướng dẫn của khách sạn nhượng quyền có thể chứa các thông số kỹ thuật về trải nghiệm của khách (mối quan hệ với khách, dịch vụ giặt là & người phục vụ, v.v.); kinh nghiệm đón và tiễn khách (đón khách, phục vụ chuông, đậu xe, v.v.); quản trị (quảng cáo, trang web và tiêu chuẩn nhãn hiệu, truyền thông xã hội, bán hàng, yêu cầu bảo hiểm, v.v.); trải nghiệm thực phẩm và đồ uống (quy tắc hoạt động, ăn uống trong phòng, trải nghiệm quầy bar / phòng chờ, v.v.); trải nghiệm phòng khách và phòng tắm (tiện nghi phòng tắm, giải trí trong phòng, két sắt trong phòng, v.v.); trải nghiệm giải trí (trải nghiệm spa, trải nghiệm trung tâm thể dục, v.v.); an toàn và an ninh (an ninh phòng khách, mất và tìm thấy, hệ thống an toàn cháy nổ, v.v.); và công nghệ (truy cập internet tốc độ cao, các nhà cung cấp dịch vụ điện thoại và các tiêu chuẩn truyền hình, v.v.).

Tương tự như vậy, các tài liệu hướng dẫn cho các loại hình kinh doanh nhượng quyền thương hiệu sẽ khác nhau, phụ thuộc vào mô hình và hình thức kinh doanh nhượng quyền đó. 

VIẾT TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN VẬN HÀNH NHƯỢNG QUYỀN

Việc viết tài liệu hướng dẫn vận hành nhượng quyền không hề dễ dàng. Một số bên nhượng quyền có thể chuẩn bị tài liệu hướng dẫn của riêng họ bằng cách sử dụng các mục lục trong sách hướng dẫn của bên nhượng quyền khác (thương hiệu khác) như một hướng dẫn để xác định những chủ đề cần đưa vào, nhưng mỗi thương hiệu và lĩnh vực kinh doanh lại khác nhau. Nhưng do tầm quan trọng của tài liệu hướng dẫnnhững thách thức mà hầu hết các nhà nhượng quyền phải đối mặt trong việc viết tài liệu hướng dẫn của họ, thường các thương hiệu (bên nhượng quyền) tìm đến các nhà tư vấn nhượng quyền để xây dựng bộ tài liệu hoàn chỉnh.

VN Franchise là công ty tư vấn nhượng quyền hàng đầu Việt Nam, và trực thuộc VF Franchise Consulting, công ty tư vấn nhượng quyền hàng đầu châu Á. 

Để được tư vấn nhượng quyền, vui lòng LIÊN HỆ chúng tôi qua info@vnfranchise.vn.

VN Franchise 

Bài viết liên quan

VNFranchise - Trang Nhượng Quyền Thương Hiệu Số 1 Việt Nam

Đăng Ký Nhận Tin Tức Mới Nhất Về Nhượng Quyền Thương Hiệu

vnfranchise vnfranchise